個人情報保護方針

個人情報保護宣言

大塚オートサービス株式会社
代表取締役社長　宮下幸夫

当社は、自動車整備及び販売業務を行うに当たって、顧客並びに当社従業者の個人情報を保護することは、重大な社会的責任と認識し、「情報保護こそサービスの基本」を理念とし、以下に示す方針を実行・維持するために個人情報保護マネジメントシステムを構築し、運用するとともに、継続的改善に全社を挙げて取り組むことを宣言します。

制定：2007年5月1日

個人情報保護方針

本保護方針は当社が保有する個人情報を適切に管理運用する為に、遵守するべき基本的事項を定めたものです。

法令・規範の遵守当社は個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を、常に最新状態に維持するとともにこれを遵守いたします。
適切な情報管理の徹底当社は個人情報の管理者を任命し個人情報の不正利用・紛失・破壊・改ざん、および漏えいに対し適切な予防ならびに是正に関する措置を講じます。また、全ての就労者に対し「個人情報の取り扱い」についての教育訓練をおこない、適切な管理に取組みます。
取得目的と範囲当社は個人情報をお預かりする際には、その取得目的を明らかにして、必要な範囲で取得いたします。
取得目的範囲での利用当社はご本人または保護者の方等の同意を得た取得目的の範囲あるいは法令・規範に基づく要請の範囲を越えた利用、提供、取り扱いの委託はおこないません。
利用等の制限と管理当社は保有する個人情報を守秘し、同意を得た利用目的の範囲あるいは法令・規範に基づく要請の範囲を越える取り扱いをおこなわないよう、適切に管理します。同意を得た利用目的の範囲に基づき、社外と個人情報の授受をおこなう場合には、厳格な管理の下で取り扱うよう、当社が監理いたします。
個人情報保護に関するマネジメントシステムの確立と継続的改善当社は適切な取り扱いをおこなうよう規程類および体制を整備して、個人情報保護に関するマネジメントシステムを構築・実施し、これらを継続的に改善してまいります。
個人情報の相談および苦情窓口当社は「個人情報相談窓口」を設置し、お客様からの個人情報に関するお問い合わせや苦情に対して、適切かつ誠実、迅速に対応いたします。保有している個人情報について、ご本人からの開示、訂正、削除、利用停止の要請を受け付け、合理的に対処いたします。

2007年5月1日（制定）
大塚オートサービス株式会社
代表取締役社長　宮下幸夫

お問い合わせ

当社の個人情報保護方針あるいは当社保有の個人情報に関するお問い合わせ等は、当社「相談窓口担当」までご連絡ください。

e-mail：hattori@otsuka-auto.co.jp
TEL：03-3858-0481 FAX：03-3858-0854
受付時間　9:00-17:30(日祝年末年始を除く)
郵送：〒121-0812 東京都足立区西保木間2-14-1

個人情報保護運用

個人情報の管理について当社は、個人情報取扱事業者として、個人情報の漏洩、滅失、き損等の防止に向け、法令および当社の内部規定に則り適切な安全管理対策を実施し、個人情報を保護します。また、当社全就労者に対しても個人情報の適切な取り扱いについての教育を実施し、個人情報を保護します。( 当社の個人情報に関する責任者はPMS管理責任者：管理部係長となります )
個人データの安全管理措置
1. 組織的安全管理措置
  
  （１）組織体制の整備
  安全管理措置を講ずるために、以下のような組織体制を整備しております。
  - 個人データの取扱いに関する責任者の設置及び責任の明確化
  - 個人データを取り扱う従業者及びその役割の明確化
  - 上記の従業者が取り扱う個人データの範囲の明確化
  （２）個人データの取扱いに係る規律に従った運用
  個人データの取扱いに係る規律に従った運用確保のため、以下のような項目の状況確認が可能な措置を取っております。
  - 個人情報データベース等の利用、出力状況
  - 個人データが記載又は記録された書類、媒体等の持ち運び等の状況
  - 個人情報データベース等の削除、廃棄の状況
  （３）個人データの取扱状況を確認する手段の整備
  個人データの取扱状況の把握にあたり、以下のような項目を明確化しております。
  - 個人情報データベースの種類、名称
  - 責任者、取扱い部署
  - 利用目的
  （４）漏えい等の事案に対応する体制の整備
  漏えい等事案の発生時に備え、以下のような対応を行うための体制を整えております。
  - 事実関係の調査及び原因の究明
  - 影響を受ける可能性のある本人への通知
  - 再発防止策の検討及び決定
  （５）取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
  - 個人データの取扱状況について、定期的に監査の実施をしております。
2. 人的安全管理措置
  
  （１）従業者の教育
  - 定期的な研修の実施
  （２）従業者の監督
  - 個人データについての秘密保持に関する誓約書等を従業者に提出させる。
3. 物理的安全管理措置
  
  （１）個人データを取り扱う区域の管理
  - 従業者への入退室管理及び持ち込む機器等の制限
  （２）機器及び電子媒体等の盗難等の防止
  - 個人データを取り扱う機器や個人データが記録された電子媒体、書類等は施錠できるキャビネットに保管
  （３）電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
  - 持ち運ぶ個人データを取り扱う機器のパスワードによる保護の実施
  （４）個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
  - 個人データが記載された書類等を廃棄する際は、シュレッダー処理等の復元不可能な手段を採用
  - 個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合は、物理的な破壊等の手段を採用
4. 技術的安全管理措置
  
  （１）アクセス制御
  - 個人情報データベース等を取り扱うことのできる情報システムを限定
  - ユーザーIDに付与するアクセス権により、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用できる従業者を限定
  （２）アクセス者の識別と認証
  - ユーザーID、パスワード等によりシステム利用者の識別を行う
  - 定期的に識別情報の登録及び使用情報を調べ、不要な識別情報は速やかに削除
  （３）外部からの不正アクセス等の防止
  - 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入し、不正ソフトウェアの有無を確認
  - ログ等の定期的な分析により、不正アクセス等を検知
  （４）情報システムの使用に伴う漏えい等の防止
  - 情報システムの設計時に安全性を確保し、継続的に見直しを行う
  - 移送する個人データについて、パスワード等による保護の実施

個人情報の取得、利用目的について個人情報の取得にあたっては、個人情報保護法を遵守し適正な手段で行います。当社は、ご本人から直接書面やWebサイトを通じて個人情報を取得する場合は利用目的を明示し同意を得た上で収集します。当社は、下記に公表する利用目的の範囲で、ご本人から直接書面以外の方法により個人情報を取得させて頂く場合がございます。
取得させていだいた個人情報は、以下の目的またはその他正当な目的でのみ利用いたします。

名称	個人情報種別	利用目的	開示対象
直接書面取得	車検、定期点検、車両販売等にて取得させていただいたお客様の個人情報	契約履行	○
		車両販売・定期点検・車検等の顧客管理
		サービスのご案内、イベント・キャンペーンのご案内
		サービス向上のためのアンケート実施
		事故受付手続き
	問い合わせ画面にて取得させていただいたお客様の個人情報	お問い合わせに対する回答	○
	当社の求人に応募いただいた採用応募者の個人情報	採用応募者との連絡	〇
	当社の求人に応募いただいた採用応募者の個人情報	採用可否の選考	〇
	従業者の個人情報	給与支払い、勤務管理	○
		人事管理
		健康管理
		入退館管理
直接書面以外取得	保険代理店として取得させていただいたお客様の個人情報	契約履行	×
		保険引受審査
		サービスのご案内、イベント・キャンペーンのご案内

取引保険会社名

三井住友海上火災保険株式会社
三井住友海上あいおい生命保険株式会社
東京海上日動火災保険株式会社
損害保険ジャパン株式会社
あいおいニッセイ同和損害保険株式会社
セコム損害保険株式会社

（各保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページに記載してあります）

個人情報の第三者への提供当社では、以下のいずれかに該当する場合を除き、いかなる第三者にも提供いたしません。
- ご本人の同意がある場合。
- 法令により必要と判断される場合。
- ご本人または公共の利益のために必要であると考えられる場合。
- 車検、定期点検、車両販売等において、下表の内容を下表の提供先へ下表の利用目的で提供する場合。
提供内容

売買契約書記載の氏名、住所、登録番号等の個人情報

提供先

各自動車メーカー及び自動車メーカー系販売会社、カーディーラー、自動車整備会社（整備工場）、（株）大塚商会

利用目的
- 車両販売・定期点検・車検等の顧客管理
- サービスのご案内、イベント・キャンペーンのご案内
- サービス向上のためのアンケート実施
- お問い合わせや依頼内容への対応
- 統計資料の作成
提供の手段又は方法

手渡し・郵送・メール
※（株）大塚商会は弊社の親会社であり、弊社との間で秘密保持契約を締結しております。

お客様は、第三者への提供の中止をご要望される場合は、「4．個人情報のお問い合わせ、開示等手続きについて」に従い、当社にその旨お申し出いただくことができます。（｢相談窓口責任者｣へご連絡ください。）
個人情報の委託当社では、ご提供いただいた個人情報を、個人情報に関する機密保持契約を締結している業務委託会社へ、利用目的の達成に必要な範囲で預託することがあります。
個人情報の提供の任意性お客様ご自身の判断により個人情報の提供を拒否することができます。またその場合、2項の利用目的を達成できない場合がございます。
個人情報のお問い合わせ、開示等手続きについて保有個人データについて、本人またはその代理人からの、利用目的の通知及び保有個人データの開示、第三者提供記録の開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止等の求めに関する手続きを次のように定めております。
1. 「個人情報開示等申請書(PDF:152KB)」をダウンロードし、必要事項をご記入ください。
2. 本人確認のため、本人であることを確認できる公的書類（運転免許証、健康保険証、年金手帳、旅券など）のコピーを提出頂きます。
3. 代理人からのお問い合わせの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させて頂きます。
4. 当該個人情報の利用目的の通知または開示をご希望の場合には、大変恐縮ですが1件につき839円分の郵便切手をご同封下さい。
「個人情報開示等申請書」および必要書類を下記窓口へ郵送で下さい。
「個人情報開示等申請書」により頂いた個人情報は、お問合わせをいただいお客様との連絡に使用いたします。それ以外の使用はいたしません。
クッキー及びアクセスログについて当社は、サイトに何人の方がどれくらいの時間アクセスしたか、利用状況はどうなっているのかを把握するためにクッキーやアクセスログを利用しますが、個人を特定するような使い方をしません。クッキーにつきましては、利用者のブラウザで拒否する設定もできます。

申し出先

〒121-0812 東京都足立区西保木間2-14-1
大塚オートサービス株式会社　相談窓口責任者
TEL：03-3858-0481　E-mail：hattori@otsuka-auto.co.jp

大塚オートサービス株式会社は2008年6月12日に財団法人日本情報処理開発協会（現：一般財団法人日本情報経済社会推進協会）からプライバシーマークの認定を受けました。「プライバシーマーク制度」とは、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が、個人情報の取扱いについて適切な保護措置を講ずる体制を整備している民間事業者等に対し、その旨を示すマークとしてプライバシーマークを付与し、事業活動に関してプライバシーマークの使用を認証する制度です。
認定番号：第10770001号